Voorwaarden voor eigen digitale formulieren declaraties apothekers

ZN, die zelf ook bezig is om hier een digitaliseringsslag te maken, juicht het digitaliseren van formulieren toe omdat het tijd oplevert voor de apothekers en ook voor de zorgverzekeraars. Wel blijkt dat er op meerdere plekken eigen digitale versies worden gemaakt. Om tegemoet te komen aan deze beweging in het veld, hebben zorgverzekeraars samen een aantal voorwaarden verwoord waaraan de zelfgemaakte formulieren moeten voldoen. Zo kan voorkomen worden dat er door het ontbreken van informatie declaraties worden afgekeurd. 

ZN formulieren 

Sinds enkele jaren brengt ZN voor geneesmiddelen die vallen onder de Regeling zorgverzekering Bijlage 2 de ZN formulieren uit. Deze formulieren staan op de eigen website. De zogenoemde Werkgroep Bijlage 2 (be)oordeelt of er een ZN formulier gemaakt, gewijzigd en/of afgeschat moet worden. Hierbij worden vier indelingen in groepen gehanteerd:  

1: geen ZN formulier ter toetsing nodig, 

2: de apotheek dient via een apotheekinstructie een controle uit te voeren,  

3: de arts dient een artsenverklaring in te vullen en de apotheek de bijbehorende apotheekinstructie te volgen,

4: via machtiging kan vergoeding worden aangevraagd.  

De voorwaarden die zijn opgesteld voor digitale inrichting hebben betrekking op groep 3 en de daarbij horende ZN artsenverklaring. Zorgaanbieders mogen deze artsenverklaringen digitaal in hun systeem inrichten én hoeven hiervoor geen aparte toestemming aan de zorgverzekeraar te vragen als aan de onderstaande voorwaarden wordt voldaan.  

Set voorwaarden 

De volgende voorwaarden zijn opgesteld:  

Regionale inrichting -vaak vanuit ziekenhuizen gestart 

• De wettelijke voorwaarden van Bijlage 2 geneesmiddelen zijn en blijven van kracht. Te allen tijde geldt dat het actuele Bijlage 2 formulier op de site van ZN aan de basis ligt van het Bijlage 2 formulier op het recept. Er vindt zo nodig actualisering van het gedigitaliseerde Bijlage 2 formulier plaats. 

• De arts dient stap voor stap het formulier te doorlopen: het mag niet mogelijk zijn dat met één druk op de knop het formulier automatisch wordt ingevuld. 

• De zorgverzekeraar kan achteraf controles uitvoeren om de rechtmatigheid van de declaratie vast te stellen. De apotheker moet de data van de artsenverklaring zichtbaar hebben op het recept. Indien de apotheker de gevolgde stappen desgevraagd niet kan overleggen, dan ligt het risico hiervoor bij de apotheker. 

• De vermelding van de doorlopen stappen op het recept ontslaat de apotheker daarnaast niet van de plicht om daar waar mogelijk voor de apotheker controles uit te voeren op volledigheid en juistheid van het ingevulde formulier, noch ontslaat het de apotheker niet van de plicht om daar waar mogelijk voor de apotheker controles uit te voeren op de rechtmatigheid van het vertrekken van het geneesmiddel. 

• Alle betrokken zorgaanbieders in de regio zijn op de hoogte van en akkoord met de nieuwe werkwijze. 

 Acceptatie van digitale formulieren door lokale apotheken 

• De bovenstaande voorwaarden zijn van kracht om een digitaal B2 formulier te accepteren. De apotheek dient dus te checken of bovenstaande afspraken regionaal gelden en of het formulier wat hij/zij ontvangt aan de bovenstaande voorwaarden voldoet. Als hij zich daarvan vergewist, kan de verklaring geaccepteerd worden.